FCA: para você focar na raiz dos problemas

Apesar de ser muito simples, o FCA é uma metodologia que te ajuda a ir fundo na resolução de qualquer tipo de problema. Saiba mais sobre o tema

Por mais que haja planejamento, algo sempre sai diferente do esperado. E isso vale para tudo, principalmente quando estamos falando da rotina de um empreendedor de sucesso, como você. Então. para evitar maiores prejuízos com aquele fator inesperado que sempre se faz presente, que tal conhecer uma ferramenta simples e eficiente? O FCA (ou fato-causa-ação) é um método que pode te ajudar muito na hora de solucionar problemas e melhorar seus procedimentos.

O FCA é uma metodologia simples, até, mas que pode fazer toda a diferença no momento de pensar soluções para qualquer tipo de problema. De forma geral, a metodologia consiste em identificar o fato, ou problema em questão, sua causa e definir uma ação para resolver o problema. Daí vem a sigla FCA.

A grande vantagem do FCA é que a metodologia possibilita que se chegue à causa raiz de qualquer problema e que, portanto, se formule soluções que realmente possam resolver a questão. Além disso, a metodologia FCA te ajuda a produzir e adquirir conhecimento aprofundado sobre os processos que envolvem o seu negócio.

Bom, o melhor de tudo isso é que, quanto melhor você for em identificar problemas e resolvê-los, maior será a qualidade total dos seus processos, menores serão seus custos e mais feliz ficará o seu cliente. Cliente feliz, satisfeito e consumindo é sinônimo de negócio cada vez mais lucrativo.

5 porquês te ajudam a entender a Causa

Nem sempre achar a causa de um problema é uma tarefa simples. Muito pelo contrário, esta é uma missão mais complicada do que pode parecer. E isso acontece pois nem sempre a verdadeira causa de um problema é a mais óbvia.

Para esse tipo de situação, e para aplicar a metodologia FCA, há uma técnica maravilhosa chamada “5 porquês”, ou “why-why”. Essa técnica, basicamente, consiste em responder a pergunta: “Por que?” 5 vezes (ou quantas forem necessárias) para aprofundar a resposta e o entendimento sobre o problema que se pretende responder.

Quer um exemplo para entender melhor?

Um exemplo genérico: as vendas em determinado período de uma empeça do setor da fabricação de pisos de madeira ficaram R$ 150 mil abaixo do previsto. Isso configura a primeira letra do FCA, o f de fato, ou melhor: o problema que precisa ser resolvido.

O primeiro porquê seria, então, o seguinte:

1) Por que as vendas ficaram R$ 150 mil abaixo da previsão? E a resposta: Porque a regional  Centro-Oeste não atendeu a meta.

Ok, mas essa resposta por si só não diz nada. Então é hora de perguntar mais uma vez:

2) Por que a regional Centro-Oeste ficou abaixo da meta? A resposta: Porque a sua filial Mato Grosso do Sul não conseguiu atingir a meta do produto X.

Mais uma vez, a resposta não aponta a verdadeira causa do problema. Então, perguntemos mais uma vez:

3) Por que a filial Mato Grosso do Sul não alcançou a meta do produto X? E a resposta: Porque não houve estoque suficiente na filial.

Continuamos com dúvida. Então,:

4) Por que o estoque do produto X não foi suficiente no estoque da filial Mato Grosso do Sul? E a resposta: Porque não foi acionado o alarme de reposição de estoque quando o produto atingiu o patamar mínimo.

E dá para ir mais à fundo nessa resposta com mais uma pergunta:

5) Por que não foi acionado o alarme de reposição? Resposta: porque ninguém percebeu que o alarme não estava funcionando.

Já passamos dos 5 porquês, mas ainda dá para aprofundar a resposta, então pergunte mais uma vez:

6) Por que ninguém percebeu? E a resposta: Porque o encarregado estava doente e faltou ao serviço.

Note que apenas depois dessas várias perguntas que foi possível identificar o real motivo, ou problema, que resultou na queda das vendas. Para achar essa causa central, foi preciso ir bastante além.

Com o fato (as vendas abaixo do esperado) e a causa central (o alarme de reposição de estoque que precisa funcionar independentemente da presença de um encarregado), é possível pensar em uma ação para solucionar esse problema com precisão.

Hora de produzir os relatórios FCA

O relatório FCA é justamente a consolidação das suas descobertas e onde você vai poder consolidar um plano de ação para eliminar ou corrigir a causa da anomalia. Nem sempre é possível eliminar a causa dos problemas, então, sua equipe e você devem se focar em encontrar alternativas para contornar o problema.

FCA serve para todo tipo de problema?

Sim! Desde problemas no processo produtivo, desafios de logística, vendas, ou até mesmo desafios ligados à motivação e engajamento da sua equipe. Ao buscar respostas e fazer análises, você estará aprofundando conhecimento sobre seu negócio, e isso valerá muito para qualquer tipo de problema.

Você pode, inclusive, usar a metodologia para acompanhamento do desempenho de um projeto por meio de metas e indicadores de desempenho. Se as metas estão dentro do planejado, perfeito. Se a situação for a oposta, o FCA te ajuda a entender o que atrapalhando o andamento do projeto. Você pode apresentá-lo em uma reunião de resultados e usá-lo como plano para o mês seguinte, por exemplo.

O FCA é também uma forma eficiente para combater os riscos que podem aparecer ao longo de um projeto, o que possibilita que sua equipe atua com foco em resultados e na resolução de prolemas para cumprir as metas propostas.

Pode parecer algo muito simples, ainda assim, o FCA pode te ajudar muito. Mesmo que você não queira formalizar um relatório e aplicar a metodologia, ter em mente que é preciso investigar à fundo os problemas para achar causas nem sempre óbvias, pode ser o que vai diferenciar o seu negócio e te ajudar a fazer entregas cada vez melhores para o seu cliente