Como elaborar um relatório no Excel com dados avançados?

A rotina de trabalho em uma empresa é desafiadora — ela exige muito conhecimento e jogo de cintura de seus profissionais. Com o objetivo de alcançar os resultados esperados, todos devem trabalhar em conjunto, sempre prezando pelo diálogo e pelo uso de novas tecnologias.

Em meio a esse cenário, as decisões que um analista toma fazem toda a diferença para o sucesso do negócio. Assim, é necessário fazer um estudo da situação socioeconômica de sua gestão e de seu banco de dados.

Nessas horas, com uma análise de dados eficiente e correta, é possível fazer de modo sólido e realista um bom relatório no Excel. Por isso, nosso post de hoje mostrará as melhores práticas e funcionalidades dessa importante ferramenta empresarial.

Tenha muita atenção em sua leitura e aproveite!

Segmentação de dados

À medida que uma empresa cresce e expande sua carteira de clientes e de fornecedores, suas atividades se tornam mais importantes e complexas. Assim, a quantidade de informações e o volume de dados acompanham esse crescimento e, quando mal administrados, podem trazer péssimas consequências para a gestão.

As planilhas dinâmicas permitem a análise de dados rápida e eficiente, resumindo o que é importante e essencial para o seu empreendimento. Utilizá-las torna possível uma visão geral do que acontece em seu processo produtivo. Porém, a grande quantidade de dados pode atrapalhar um profissional despreparado.

O Excel é uma ferramenta amplamente difundida e utilizada por várias empresas e, a partir de sua versão de 2010, a segmentação de dados foi implementada e mudou a atuação dos analistas.

Ela consiste na criação de filtros de fácil entendimento e manuseio em uma tabela dinâmica. Dessa forma, não é necessário abrir listas pendentes para localizar aquilo que você deseja — basta utilizar o conjunto de botões previamente determinados.

Para criar esses filtros, basta seguir os seguintes passos:

• criar uma tabela ou abrir uma já existente;
• clicar na opção “Segmentação de dados”, localizada na barra de ferramentas, na guia "Iniciar";
• escolher as opções desejadas para os nomes das colunas existentes na caixa de diálogo;
• fazer as alterações nos cabeçalhos e nas configurações de segmentação de dados de acordo com as suas necessidades.

Além disso, a criação de um modelo de dados é uma abordagem para integrar várias tabelas. Para criá-lo, siga os passos a seguir:

• abra o Excel e selecione “Dados” e depois “Obter dados externos”;
• na nova caixa de diálogo, marque a opção “Habilitar seleção de várias tabelas”;
• escolha as tabelas a serem utilizadas e defina a opção de visualização que você deseja, como uma tabela dinâmica, e faça seu relatório.

Uso de gráficos

Na maioria dos casos, os gráficos são ótimas alternativas para resumir e mostrar os resultados e os dados de seu negócio. De modo intuitivo e agradável, eles fazem parte da análise de dados do Excel. Você conhece seus principais exemplos e suas funções?

Abaixo, mostramos aqueles que são mais utilizados pelo mercado.

Colunas

O gráfico de colunas é a opção mais comum do Excel. Com sua simplicidade, ele é utilizado para comparar valores em série, desde que seu usuário determine as categorias em que ele quer separá-los.

Suas colunas verticais indicam a quantidade em valores pontuais, como a produção semanal, mensal ou anual de um processo produtivo.

Linhas

O gráfico de linhas mostra informações não cumulativas horizontalmente, fazendo com que a sua evolução em um determinado período de tempo seja facilmente entendida. Assim como no exemplo anterior, ele indica, por exemplo, as horas trabalhadas por sua equipe e permite o acompanhamento de sua progressão.

Pizza

Como o próprio nome já diz, esse tipo de gráfico é dividido em fatias de pizza que indicam diferentes quantidades para um grupo de informações. Utilizando-o, é possível analisar a proporção de seus dados e suas ordens de grandeza.

Funções complementares de dados e planilhas dinâmicas

Power BI

O Power BI é uma funcionalidade do Excel que permite a criação de coleções de consultas, conexões de dados e relatórios, facilitando o compartilhamento de informações com outros membros de sua equipe.

Como as atividades de uma empresa são dinâmicas e dependentes umas das outras, esse mecanismo integra todos os seus setores. Por isso, há um aumento de produtividade, já que a modelagem e a flexibilidade da visualização dessas informações são favorecidas.

Além disso, você pode selecionar intervalos de células, tabelas dinâmicas — e até mesmo gráficos dinâmicos — e integrá-los em um só painel. Assim, o Power BI é uma solução de ponta a ponta que facilita a análise de dados.

Power Pivot

Como já foi dito, as exigências do mercado não param de aumentar. Então, para desenvolver um bom trabalho, você precisa ser rápido e eficiente em suas decisões. Desse modo, o Power Pivotpode auxiliá-lo a analisar dados com muito mais efetividade, sempre levando em consideração as necessidades de sua gestão.

Com ele é possível importar milhões de linhas de dados de várias fontes diferentes para uma única pasta do Excel. Ele também possibilita o mapeamento de colunas que contêm dados semelhantes ou idênticos.

Lembre-se: com a sua utilização a segurança e o gerenciamento também são aprimorados, fazendo com que sua performance melhore ainda mais.

Power Query

O Power Query é uma poderosa ferramenta adicional para o Excel. Ele provê uma interface simples para que os usuários descubram, manipulem e organizem um grande montante de dados, facilitando o seu compartilhamento.

Em outras palavras, o Power Query facilita a conexão entre uma ou mais fontes e permite a manipulação dos dados desejados. Com ele é possível:

• executar operações de limpeza de dados;
• localizar e encontrar dados de diferentes fontes;
• personalizar a exibição de dados;
• garantir a segurança e o rastreio das informações compartilhadas.

Visual Basic for Applications (VBA)

O VBA é uma ferramenta para o Excel que dá mais opções para o controle e a edição de uma planilha. Assim, de acordo com as necessidades do usuário, ele permite a criação de macros e a automatização de processos. Consequentemente, seus relatórios podem ser aprimorados, já que a análise de dados é realizada da maneira que você necessita.

Assim, com ele, suas planilhas são personalizadas e os controles e cálculos são realizados com mais facilidade, diminuindo o tempo gasto em suas atividades.

Para que um profissional consiga alcançar sua independência financeira, ele deve aprofundar seus conhecimentos e habilidades. Como o mercado está cada vez mais exigente, é preciso elaborar relatório no Excel com dados avançados de maneira correta a fim de aproveitar as oportunidades e crescer profissionalmente.

Com as dicas citadas neste post você está preparado para realizar uma análise de dados eficiente, podendo encontrar as potencialidades e as fragilidades de seu processo produtivo. Assim, sua tomada de decisão é aprimorada e os resultados positivos que você tanto espera serão alcançados com mais facilidade.
Fonte: Impacta