Combata os “ladrões do tempo”

Em uma época em que é fácil dispersar e perder o foco, desenvolver uma gestão do tempo eficaz é cada vez mais importante para a produtividade. Veja aqui como realizar isso.

Já abordamos diversas vezes, aqui no portal da Endeavor, questões a respeito de um dos mais importantes ativos de uma empresa: a informação. Está nesse artigo sobre gestão do conhecimento, neste aqui, sobre segurança da informação, neste, sobre os sistemas de informação, e em inúmeros outros conteúdos. Agora, vamos falar sobre um assunto que envolve outro dos principais ativos de qualquer empreendedor: a gestão do tempo.

Afinal, a velha máxima que prega que “tempo é dinheiro” nunca caiu em desuso. Sobretudo em uma época em que é comum que nossa atenção seja requisitada pelas mais diversas atividades. Gadgets, redes sociais e um mundo de possibilidades podem dispersar nosso foco, e fazer com que não sejamos capazes de dar conta das tarefas que realmente importam; é por isso que uma gestão do tempo firme faz toda a diferença.

Mas do que se trata a gestão do tempo?

Ora, trata-se exatamente disso: da gerência do tempo. De você saber e conseguir usá-lo para realizar as atividades que considera mais importantes – seja profissional ou pessoalmente. Assim, você conseguirá se organizar melhor e principalmente aumentar sua produtividade.
Pois, se você pensar bem, verá que o tempo é o mesmo para todos, certo? Que todos dispomos de 24 horas realizarmos o que for preciso. Então, por que será que alguns conseguem produzir muito mais do que outros?

Bem, claro que isso também depende da personalidade, da atitude. Mas com certeza uma boa gestão do tempo impacta diretamente no desenvolvimento de um trabalho. Por meio dela, podemos fazer uma hora render muito mais do que sessenta minutos – e isso, para os negócios, pode ser formidável.

Por isso, resolvemos compartilhar com você algumas dicas para aprimorar sua gestão do tempo. São práticas na maior parte cotidianas, (relativamente) fáceis de serem adotadas e que devem contribuir para aumentar sua produtividade.
Vamos a elas.

Procrastinação, não!

A palavra é esquisita, sem dúvida. Mas representa um grande risco para a sua gestão do tempo, já que significa, de forma bem humorada, “a arte de deixar para depois”. Bem, nem precisamos dizer o quanto isso pode ser perigoso, né?

Afinal, ao adiar um trabalho simples que poderia ser feito hoje, ele muito provavelmente se transformará em urgência amanhã. E urgência equivale a estresse, que pode equivaler a trabalho feito, bem, “nas coxas”. De forma que você deve evitar ao máximo essa prática.

Este artigo do site Gestão de Tempo traz algumas sugestões bacanas para que se evite a procrastinação:

_Tenha objetivos e metas: quando não estabelecemos onde queremos chegar, é fácil que nos percamos. Então, pergunte-se: qual o seu objetivo? É o aumento das vendas? Conquistar mais clientes? Ter mais tempo livre? A sua motivação é uma arma muito poderosa para evitar a procrastinação. Uma boa ideia pode ser deixar à mão uma imagem de algo que você quer conquistar ou alcançar. Assim, sempre que perco o foco, esse estímulo te fará retomá-lo.

_Conclua antes de aprimorar: é muito comum que, na nossa gestão do tempo, atrasemos ou entreguemos um trabalho pela metade porque nos esforçamos muito mais em elaborá-lo de forma perfeita. O ideal é o contrário: primeiro devemos acabar (mas acabar bem-feito, claro, com qualidade, no prazo e cobrindo o que era esperado) para, depois, se sobrar tempo, aprimorar a entrega.

_Vença a guerra pelas batalhas: tarefas grandes e complexas podem ser “quebradas” em tarefas menores e mais fáceis. A tarefa de se escrever uma proposta comercial, por exemplo, pode ser bastante complexa; mas, dividida em “apresentar a empresa”, “escrever o problema a resolver”, “escrever a solução proposta” e “custos e cronograma”, torna-se mais fácil.

Combata os “ladrões do tempo”

Como falamos no começo do artigo, vivemos em um momento em que muitos eventos podem nos dispersar – e muitas vezes nos rendemos sem que o percebamos.

Por exemplo, quantas vezes você já olhou para o celular ou respondeu a alguma mensagem instantânea enquanto lê esse artigo?

Parece uma questão tola, mas não é. Somado, todo o tempo que gastamos com esse tipo de atividade pode fazer muita falta para as tarefas que realmente importam. E a gestão do tempo vai por água abaixo.

Ainda de acordo com o site Gestão do Tempo, estes são os principais “vilões”, acompanhados por formas de combatê-los:

Mensagens instantâneas (Skype, Google Talk, chat do facebook, etc)

Trata-se, não há dúvidas, de excelentes facilitadoras de comunicação. Por outro lado, esses programas têm algo que é muito perigoso: um item de tela fique piscando até que você leia ou feche a janela. E não há dúvida de que isso é irresistível. O pisca-pisca acaba atraindo nossa visão, e tirando a concentração de algo que estávamos fazendo.

Algumas medidas podem ser tomadas para que estes programas não se transformem em “usurpadores compulsivos de atenção”:

_desligue as notificações: desde as janelas que aparecem e somem informando que uma nova mensagem chegou até o item piscando, que tanto incomoda;

_quando estiver em uma atividade que requer concentração, deixe o seu status em “Ocupado” ou “Não perturbe”.

_crie uma rotina de observar se há alguma mensagem nova de tempos em tempos – normalmente eu faço isso ao fim de um pomodoro.

Internet (sites em geral, Youtube, redes sociais como Facebook, Twitter e outros)

Quantas vezes não vemos colegas “navegando” na Internet, vendo sites de compras, de produtos pessoais, redes sociais, blogs, chat? O problema não é acessá-los, mas sim o tempo se gasta os acessando. Algumas práticas podem ajudar na gestão do tempo e evitar que a internet se torne uma “ladra”:

_no seu planejamento diário, procure sempre reservar um tempo para acessar sites de interesse pessoal (não relacionados com a sua atividade), redes sociais, etc;

_consulte esses sites apenas nos horários que você determinou e apenas pelo tempo que você planejou;

_o melhor é deixar o acesso a esses sites em casa ou em algum horário de intervalo (na hora do almoço, por exemplo). Procure se disciplinar: no começo, é difícil, mas o resultado na gestão do tempo e na produtividade pode ser percebido em menos de uma semana.

Enfim, estas são algumas práticas que podem contribuir para melhorar sua gestão do tempo. Esperamos que sejam úteis, e que sua produtividade aumente de verdade!