Amplo projeto de vídeo colaboração da Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior de Minas Gerais é referência nacional

         A SECTES conta hoje com uma completa plataforma de Ensino a Distância, aliada a uma grande estrutura de “salas de reuniões/videoconferência”, que atende simultaneamente cerca de seis mil participantes. Até o final de 2014, serão 114 unidades contempladas com mais de 240 salas de videoconferência

       O projeto modelo evita que sejam economizados cerca de 707 mil quilos de CO2  por ano

São Paulo, maio de 2015 - Oferecer à comunidade o acesso às tecnologias da informação, da comunicação e de qualificação profissional em um ambiente de educação à distância. Esse foi o fator motivador inicial para o projeto de introdução do vídeo colaboração na Secretaria de Estado de Ciência Tecnologia e Ensino Superior (SECTES) de Minas Gerais. Adicionalmente, a iniciativa possibilitou a oferta de treinamentos, palestras, reuniões, debates e eventos em geral e ainda abriu uma frente para novos desafios. Graças ao Emprego da tecnologia, foi criado o Programa Universidade Aberta e Integrada de Minas Gerais – Uaitec, que provê gratuitamente a qualificação profissional por meio da implantação de uma rede de polos de educação a distância (EAD), desafiando as barreiras da distância e disseminando o conhecimento para lugares antes não atingidos.

Atualmente, a Secretaria conta com uma plataforma completa de ensino a distância, aliada a uma grande “sala de reuniões” para atendimento simultâneo a aproximadamente seis mil participantes, com a possibilidade de conexões através de dispositivos móveis, como tablets, smartphones e notebooks. Gestores e Professores possuem ambiente exclusivo para transmissão de conteúdos aos participantes. Todo o projeto, desde o início em 2004, foi desenvolvido com base na plataforma Polycom® RealPresence®. O Estado de Minas Gerais possui 853 municípios e a SECTES está presente em quase 90 % do território por meio da Rede Telecentro, Rede das APAES, Rede CVT/UAITE, Rede CTC, Universidades Estaduais, entre outras vinculadas. Sua missão é promover a ciência, a tecnologia, a inovação e o ensino superior para o desenvolvimento sustentável e a melhoria da qualidade de vida em Minas Gerais, além de ser referência nacional na formulação e implementação de políticas públicas que assegurem seus objetivos. Cerca de 140 localidades são atendidas pela infraestrutura de vídeo colaboração, que é composta por aproximadamente 240 salas de videoconferência, cada uma com capacidade para 25 a 50 lugares, localizadas em regiões estratégicas, denominadas UAITECs.  Além disso, por meio do Polycom® RealPresence® Desktop, a Secretaria estende a vídeo colaboração para além das salas de videoconferência permitindo aos participantes remotos, conectarem-se via dispositivos móveis. Também está em fase de implementação uma sala totalmente imersiva, que está criando uma grande expectativa pelo elevado grau de tecnologia que emprega. 

Mais de 1,5 milhão de usuários, entre funcionários públicos (municipais, estaduais e federais), chefes e autoridades de Governo (Ministros, Governador, Secretários de Estados, Prefeitos, dentre outros de alto escalão) já foram atendidos por esse projeto da SECTES de Minas Gerais. Além disso, como vários deles têm caráter social, a comunidade civil é beneficiada em várias ações (ofertas de cursos, comunicados gerais). Mais recentemente com o advento das Universidades Estaduais, a rede da SECTES e a criação da Universidade Aberta Integrada de Minas Gerais, boa parte dos usuários são Universitários.

As aplicações

A introdução do vídeo colaboração na Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior foi em 2004 e, inicialmente, atenderiao Projeto Estruturador de Centros Vocacionas Tecnológicos, com o foco de qualificação profissional básica e inclusão digital e social. Ao todo, na época, eram 84 unidades espalhadas geograficamente em todo território do Estado de Minas Gerais, cada uma delas projetada com uma sala de videoconferência para possibilitar a disseminação do conhecimento em tempo real. “A experiência foi tão bem sucedida e a demanda tão grande, que criou a necessidade da implantação de novas unidades e a duplicação de salas de videoconferência nas unidades já existentes. Hoje, em 2014, serão 114 unidades, contempladas com mais de 240 salas de videoconferência”, explica Cristiano Ozório, Gerente de Videocolaboração da SECTES de Minas Gerias.

As atividades de videoconferência foram estendidas aos parceiros e outros projetos dentro do Governo de Minas Gerais e da própria SECTES. As unidades foram modernizadas com novos equipamentos e foram implementadas Salas Masters com capacidade de desenvolvimento e transmissão de conteúdo aos pontos mais remotos, que foi onde surgiu a Rede Uaitec, com ofertas de Cursos De Graduação Tecnológica, Pós-Graduação (MBA), Graduação, Idiomas, entre outros.

Segundo Ozório, entre os principais diferenciais do projeto, além de contar com o que há de mais avançado em tecnologia, pode-se citar a possibilidade de proporcionar aos participantes uma infraestrutura de qualidade, capaz de trazer a mesma sensação de transparência e proximidade como se estivesse no mesmo ambiente, independente da distância física. Também merece destaque o fato de contar com uma gerência proativa que acompanha em tempo real os eventos; equipamentos que permitem transmissão em alta definição diretamente à população; capilaridade de rede, padronização e conforto das salas de videoconferência.

Vídeo colaboração como aliada à economia de gastos públicos

Os investimentos do Governo do Estado de Minas Gerais em vídeo colaboração trouxeram um retorno em curtíssimo prazo. Segundo o gerente, esse tipo de resultado tem sido o principal aliado das políticas de cortes de gastos que estão sendo realizados pela administração pública no Governo do Estado de Minas Gerais. Considerando que está implementado no estado com a maior malha viária do Brasil, o projeto evita que uma quantidade bastante relevante de carbono seja emitida diariamente na atmosfera, pois são economizados 4 milhões em quilômetros percorridos e cerca de 707 mil quilos de CO2 por ano.

Em termos de redução de custos, em algumas situações chega a se alcançar em torno de 90% de economia. Anteriormente, todas as reuniões, seminários, treinamentos e cursos eram realizados de forma presencial, ou seja, todas as vezes fazia-se necessário que gestores e/ou equipes inteiras deslocassem-se, gerando assim despesas com diárias, passagens, hospedagens, custos com alimentação, aluguéis de carros e auditórios. Desta forma, com a vídeo colaboração, em um evento de duas mil pessoas, por exemplo, o Governo chega a economizar cerca de R$ 900 mil.

“Ao evitarmos deslocamentos, os colaboradores sentem-se mais motivados a participar dos eventos. Sem falar que a frequência nas reuniões também é maior. As áreas envolvidas conseguem mobilizar de forma mais dinâmica suas equipes, podemos perceber isso nas ações da Secretaria de Defesa Social, nas reuniões emergenciais da Defesa Civil, ou mesmo nas mobilizações da Polícia Judiciária em preparação das grandes operações que irão envolver policiais de mais de uma região do estado. Podemos tomar como exemplo o Planejamento para a COPA do Mundo de 2014, realizada no Brasil, além dos lançamentos e acompanhamento de programas do próprio Governo do Estado de Minas Gerais”, explica Ozório.

Grandes distâncias e número de participantes fazem o diferencial do projeto

Os aspectos mais relevantes de toda a infraestrutura de videoconferência são os volumes de atendimento, não só pela quantidade de equipamentos que possuem, mas muito pelo número de chamadas simultâneas realizadas. Em média são feitas conexões com 100 pontos remotos, sendo que cada ponto remoto recebe 25 participantes, reunindo cerca de 2,5 mil usuários por evento, número que ainda é maior levando em consideração que os eventos acontecem mais de uma vez ao dia. A SECTES já atingiu mais de quatro mil pessoas em um único evento. O recorde foi em relação à transmissão de 17 horas do “Colóquio Internacional de Segurança Pública”, realizado pela Defesa Social do Governo de Minas Gerais através da Polícia Judiciária, para vários países, como Itália, Espanha, Portugal e outros.

A Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, tornou-se referência nacional no que diz respeito à gerência e operação de soluções de vídeo colaboração, inclusive dando suporte e transferindo experiência a outros órgãos do Governo de Minas Gerais, Governo do Brasil e até instituições de outros países. “Temos um VNOC que agrega e integra os equipamentos da Polycom com quaisquer redes de outros fabricantes. Para isso utilizamos ferramentas adicionais, como Portal de Informações (Agendamento, Unidades, Recursos Técnicos) e Sistema Interno de: Agendamento, Cadastro de Equipamentos, Cadastro de Salas de Videoconferência, Convocações de Eventos, FAQs e melhores práticas. Para divulgação e para contato com público e/ou profissionais de outras instituições temos uma FanPage”, finaliza Ozório.

Para atender a essa grande rede, os equipamentos de UC estão hospedados em ambiente datacenter, na PRODEMGE (Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais), onde os mesmos são gerenciados e operados de forma remota através de uma infraestrutura de intranet em link redundante de 1 Gigabits, através da SEDE do Governo de Minas Gerais na Cidade Administrativa, onde se localiza a Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior (SECTES) ou ainda de qualquer local com conexão à internet.

Sobre a Polycom

A Polycom auxilia as empresas a desenvolver o poder da colaboração humana. Mais de 400 mil empresas e instituições ao redor do mundo superam a distância com as soluções seguras de voz, vídeo e conteúdo da Polycom, para aumentar a produtividade, acelerar o tempo de lançamento no mercado, proporcionar um melhor atendimento ao cliente, expandir a educação e salvar vidas. A Polycom e seu ecossistema global de parceiros fornecem soluções de colaboração flexíveis para qualquer ambiente, oferecendo a melhor experiência de usuário, a mais ampla interoperabilidade multi-fornecedores e uma inigualável proteção ao investimento. Visite www.polycom.com ou conecte-se a nós através do Twitter, Facebook, e LinkedIn.